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篇名: 一流企業的必修課
作者: annie	日期: 2011.05.09　　天氣: 　心情:

一流企業的必修課：高效率、高產出的會議術

整理‧撰文 / 郭子苓

文章來源《經理人月刊》5月號

你絕對無法避免開會，但是你可以讓會議變得更有效率。學會開一場有效率、有產出的會議，是所有企業都必須正視、必須實踐的功課，因為當你正為了無數場失敗會議，浪費時間和人力的同時，形同給了對手超越你的機會。

病徵1：沒人把開會當一回事。大家遲到、早退，在會議上最常做的事，就是在文件上塗鴉。
病徵2：開會開到天荒地老，實際的開會時間總是比預期多出兩倍。
病徵3：開會時，討論內容離題後就像潑出去的水，再也沒有回來過。
病徵4：開會後，決而不行的程度猶如船過水無痕，像沒開過會一樣。
病徵5：會議裡，大家都說了很多話，但說的都不是真話。
病徵6：大家總是忘了帶最重要的資料和數據進會議室，讓決策一延再延。
病徵7：會議的無聊程度一路走來，始終如一。大家重複犯同樣的錯誤，沒人想做任何改變。

上述「病徵」，你是否都有過「切身之痛」？根據《FastCompany》雜誌的調查，這是在一場失敗的會議裡，最常見的7個病徵；而且只要出現任何一個，會議可能就已經失去它應有的效用，甚至正一步步邁向死亡。

不令人意外的是，似乎所有上班族都領教過失敗會議的威力。根據最新的Google搜尋結果，輸入「Boring」和「Meeting」，你會得到超過2710萬筆、洋洋灑灑的申訴；輸入「無聊會議」和「不想開會」，也分別有1210萬筆和619筆的抱怨和怒吼。甚至，我們在針對本期封面故事尋找採訪對象時，「我們開會超無聊的！」「但我們開會很沒效率耶！」也幾乎是被徵詢對象在第一時間內最常給的反應，也難怪，《Fast Company》將他們的會議室取名為「Jail」（監獄），並標明「Just visiting」（不宜久留）。

50%的時間，浪費在無效會議上

會議這麼無聊、這麼討厭，上班族卻終究無法避免開會。根據全美第二大長途電話公司MCI（現為全球第二大電信商Verizon所購併）的調查，美國人一天共召開超過1100萬個會議、一個上班族平均一個月開61.8次會，而且其中竟有超過50%的時間被浪費掉的。這個數字相當於每個禮拜，企業或個人必須浪費掉一整個工作天在無效的會議上；若以會議成本公式（與會者人數x會議時間x個人時薪）計算，被浪費掉的金錢和資源龐大到難以計量。

不過，誠如英特爾（Intel）創辦人暨前總裁安迪．葛洛夫（Andy Grove）所言：「你絕對無法避免開會，但你可以讓會議更有效率。」

如果說會議是必要之惡，那麼我們能做的，就是改變會議，透過目的、議程和進行方法的調整，讓會議起死回生、變得有成效，不再是企業與上班族的心頭之患。
為了落實自己的理念，葛洛夫在英特爾致力於推動會議改革，並曾親自為所有新進員工上「效率會議課」，從內部推動改變，也讓「效率會議」成為英特爾最為人熟知的企業文化之一。

學會如何開會，啟動企業改革開端

日產汽車（Nissan Motor）在執行長卡洛斯．高恩（Carlos Ghson）的帶領下，為日產締造高達60億日圓的效益（省下的開支+增加的營收），成功拯救連續虧損7年、26年來地位不斷下滑的日產。

這段被日本媒體譽為「高恩魔法」（Ghson Magic）的反敗為勝故事，有部分原因便可歸功於高恩對於日產會議方法所推動的革新。「會議，就是企業改革的開端。」

日本黛安芬前社長吉越浩一郎認為，學會開有效率、有產出的會議，是所有企業都必須正視、必須實踐的功課，因為當你正為了無數場失敗會議，浪費時間和人力的同時，形同給了對手超越你的機會。

所以，要學著開一場好會，你可以不必是一家成功的企業；但是，要成為一家成功的企業，你不能不學會如何開會。

高效率會議4步驟
Step1確認開會目的
以明確的目的決定會議形式，讓與會者有備而來。
Step2慎選出席者
控管出席者的質與量，讓會議快又有效。
Step3確定開會形式
選對開會方法，才能對症下藥、解決問題。
Step4完美結束會議
確實記錄會議內容，利於追蹤檢討。

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