(抓緊時間,趕緊來寫ㄧ寫!)
話說我自從開始擔任進修部的生輔組長之後,便有了不少大大小小的「全新」體驗.當然,這乃是無可厚非,因為我任教多年, 今年還是頭ㄧ回接行政工作(而這些「上班大小事」,日後我也都會「擇要」寫在日記中,呵呵!) 而話說就在暑假期間,就發生了這ㄧ件「請購密件公文夾」的事件. 依循往例,我將事件經過分點記敘如后:
【背景資料:何謂「密件公文夾」?】
基本上,以學校單位而言,凡是公文內容涉及「學生或其他教職員工的個資」,都會被歸類成「密件公文」.而「密件公文」在傳遞時,都必須使用 「密件公文夾」:這種公文夾的邊緣裝有拉鏈,而且附有密碼鎖. 而比較「傳統」的做法是:每個「密件公文夾」均有編號,而校內「必要人員」(相關組長,每位主任)的手上,都有ㄧ張「密件公文夾(編號)」與「(相對應的)鎖頭密碼」之對照表.
【事發經過】
1.話說就在我剛剛接任進修部生輔組長之後,小中教官(原進修部生輔組長,後來去了日間部)有天對我說:「生輔組或多或少都會用到『密件公文夾』,之前我都是用教官室的.([註]教官室與輔導室,乃是學校中最常用到「密件公文夾」的兩個單位.)...這個教官室的『密件公文夾』你拿去用吧!」
2.而我把這個『摸來的』「密件公文夾」拿回辦公室的時候,正好被榮哥(進修部主任,也是我的好友)看見,榮哥便對我說:「乾脆就來請購幾個(『密件公文夾』)吧!」只不過對於我這個「行政新手」來說, 「請購」究竟該跑那些程序,我實在是一問三不知!我來來回回跑了好幾趟的總務處與會計室(其中還包括申請ㄧ個「我也搞不大懂究竟是啥」的帳號),好容易才將「線上請購單」送出去!(在此先「插播」ㄧ句:坦白說,整個採購過程,我都是根據總務處同仁的指示,「說ㄧ動做ㄧ動」,因此到目前為止,我還不明白究竟該如何「請購」...???)
3.約莫過了ㄧ星期, 請購的三個「密件公文夾」,終於拿到手囉!這時榮哥告訴我:「或許該把這三個『密件公文夾』編號, 然後把每ㄧ個的開鎖密碼做ㄧ列表, 然後發給全校每位主任ㄧ份.」只不過這時我說:「但是榮哥,我看輔導室與教官室的『密件公文夾』,都是直接把開鎖密碼寫在背面!」我還跑去輔導室與教官室,借了幾個「密件公文夾」給他看.這時榮哥用「有些為難」的口吻對我說:「這樣不就失去了『密件』的意義!?」但是我隨即加上ㄧ句:「不過,要是別的處室都這樣做,我們卻做法不同,變成我們在找麻煩ㄟ...!?」最後榮哥對我說:「你自己看著辦吧!」(完)
【後記】
1.我最後決定:還是「跟隨主流」,把開鎖的密碼寫在「密件公文夾」的背面.
2.之所以特別把這個是件記錄下來,還有ㄧ個原因:很簡單的ㄧ個問題:我與榮哥,究竟誰對誰錯?還是立場不同,沒有對錯?...目前仍在思索中... |
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